Aktenvernichtung nach DIN 66398

Im Jahr 2013 ist der letzte Teil der neuen DIN 66398 veröffentlicht worden und seither gültiger Standard im Bereich „Vernichtung von Akten und Datenträgern“. Hierzu hat LinsRecycling und seine Partnerunternehmen nicht nur seine Betriebsstätten modifiziert, sondern auch in der Logistik technische Neuerungen eingeführt. 
Diese DIN beschreibt ergänzend zu den schon bekannten Vorgaben der Partikelgrößen, auch den Prozess der Auftragsabwicklung.
Im Detail ist unter anderem der exakte Erfassungszeitpunkt für die Übernahme der vertraulichen Unterlagen, deren Übergabe in den Vernichtungsbetrieb, sowie anschließende Vernichtung der Datenträger im Betrieb anzugeben. Um diese Vorgabe zu erfüllen und die Umsetzung professionell darzustellen, haben wir uns entschlossen, die Zeitstempel elektronisch zu erfassen. Zu diesem Zweck sind unsere Fahrzeuge nun mit einem kombinierten Telematikgerät ausgerüstet, welches es uns erlaubt, neben der Tourüberwachung und -Steuerung jetzt auch die Auftragsabwicklung abzubilden.  Hierfür wird der Barcode der jeweils übernommen und gestellten Sicherheitsbehälter gescannt. Die unterschriftliche Bestätigung des Auftrags-Handlings vor Ort, erfolgt nun direkt auf dem mobilen Gerät. Diese derart erfassten Unterschriften finden Sie dann, wie gewohnt, auf dem Datenträgervernichtungsprotokoll ausgedruckt. Jeder Scan ist individuell und stellt einen eindeutigen und nachvollziehbaren Schritt der Auftragsabwicklung dar. Innerhalb eines Webportals können wir für Sie anschließend jede Abholung, wie auch die endgültige Akten- bzw. Datenvernichtung in Echtzeit nach verfolgen.
Durch diese Vorgehensweise fällt ab dem 01.07.2014 das bislang übliche Formular „Übernahmeprotokoll“ ersatzlos weg und wird an dieser Stelle nicht mehr benötigt. Das Datenträgervernichtungsprotokoll erhalten Sie weiterhin in gedruckter Form mit dem Rechnungslauf übermittelt.